Kwartaal IVent: samen focus aanbrengen op informatievoorziening

Het Kwartaal IVent heeft een nieuwe opzet. Agile coach Roel Simons: ‘Het belangrijkste doel ervan is om vraag en aanbod bij elkaar te brengen en samen met onze interne klanten een kwartaalplanning te maken. Ieder kwartaal opnieuw scherpen we onze focus aan. Je zou het ook kunnen zien als een vorm van verwachtingenmanagement richting onze interne klanten.’

Fontys wil vraag en capaciteit beter op elkaar afstemmen. Daarom heeft Fontys vorig jaar een CIO Office in het leven geroepen. Wat is dat en wat moet het oplossen? Tim Holtkamp, business owner van het cluster Sturing binnen het nieuwe CIO Office en lid van de regiegroep digitale transformatie: ‘Het CIO Office ondersteunt bij de realisatie van de Fontysdoelstellingen met oog op de pijlers waardecreatie, risicobeheersing en efficiëntie en helpt ons vraag en aanbod beter op elkaar af te stemmen, zodat we zaken in samenhang kunnen zien en doen. Dat helpt ons de goede dingen te doen en deze dingen goed te doen.’

Focussen en nee zeggen
Volgens Tim hebben veel instituten en diensten wensen die zowel direct als indirect impact hebben op het gebied van informatievoorziening (IV). ‘De vraag is veel groter dan onze capaciteit. Daarom focussen we ons op producten die, bij voorkeur voor heel Fontys, strategisch van waarde zijn. Voldoet een aanvraag niet aan de eisen, dan moeten we nee zeggen. Denk bijvoorbeeld aan een product dat een suboptimale oplossing lijkt, veel resources vraagt, niet voldoet aan de kaders en een uitkomst is voor slechts één enkel instituut.’

Thom Rutten (directeur Hogeschool Paramedisch en lid van de regiegroep digitale transformatie) vult aan: ‘Er gaat veel veranderen de komende jaren. Dat is goed en nodig voor de toekomst, maar veranderingen zijn bijna altijd gekoppeld aan een verbetering of implementatie van ons IV-systeem. Ik merk het zelf ook: als je iets nodig hebt, kun je dat niet als instituut alleen oppakken. Maar Fontysbreed is er soms geen capaciteit om invulling te geven aan de behoefte. Mensen hebben het te druk. Wat pakken we dan wanneer op? Wat heeft prioriteit? En wanneer kan het dan wel? Ik wil dat we als instituten leren hoe we gezamenlijk behoeftes op het gebied van onderwijs en onderzoek kunnen formuleren.’

Verdeeld over zeven diensten
Moet I&T niet gewoon meer mensen aannemen? Tim: ‘Nee, dat werkt niet. Dan blijven we dezelfde problematiek houden. Veel efficiënter is het om kritisch naar de vraagkant te kijken en naar hoe wij momenteel georganiseerd zijn. Wat is het Fontysbelang – dus niet alleen voor het betreffende instituut? En: voegt de gevraagde oplossing waarde toe aan de strategie van Fontys? Misschien moeten we ook kijken naar hoe de aanbodkant is georganiseerd. Die is op dit moment op het gebied van informatievoorziening verdeeld over zeven diensten. Dat maakt afstemming en prioritering lastig.’

Voor de gemiddelde instituutsdirecteur is de wereld van IV abracadabra. Thom: ‘Het heeft mij veel tijd gekost om te begrijpen wat ze bij I&T doen en wat bij andere diensten belegd is, hoe de procedures lopen, hoe systemen aan elkaar gekoppeld zijn, wie welke rol heeft en aan welke eisen een vraag moet voldoen om kansrijk te zijn. Nu zie ik beter wat het belang is van een goed functionerende IV-organisatie. IV is misschien wel de belangrijkste succesfactor voor beter onderwijs en onderzoek binnen Fontys.’

Thom vermoedt dat tachtig procent van zijn collega’s amper een idee heeft hoe de IV-organisatie werkt. ‘En dat begrijp ik goed. Wat ze wél weten, is dat de capaciteit beperkt is, dat er vaak afstemmingsproblemen zijn tussen de implementatie van nieuwe en bestaande systemen en dat de beschikbare capaciteit binnen instituten om die vernieuwingen te implementeren beperkt is. Ook ontbreekt soms het begrip over de systemen zelf en de timing van implementatie. Alleen al daarom zou iedere instituutsdirecteur bij het Kwartaal IVent aanwezig moeten zijn. Dan zie je de andere kant.’

Zaken onvoldoende op orde
Heeft Thom er direct belang bij om het Kwartaal IVent bij te wonen en aan te schurken tegen de mensen van het CIO Office? ‘Nee. Ik krijg door hier aanwezig te zijn echt niet sneller mijn eigen wensen ingewilligd. Mijn belang is dat we als instituten goede plannen bedenken die passen bij de ontwikkelingen op IV-gebied en dat we slim prioriteren. Als instituten moeten we ook dingen beter doen. Ik realiseer me dat veel instituten hun zaken onvoldoende op orde hebben en andere wat meer. Als Fontys dan iets ontwikkelt voor alle instituten, rolt er een suboptimale oplossing uit. Doodzonde. Laten we de instituten die het niet goed doen helpen om hun zaken op orde te krijgen. Dan kunnen we kiezen voor betere, toekomstbestendige oplossingen.’