‘Hoe lager de muurtjes tussen de diensten, hoe beter’

Hun samenwerking is onderdeel van het project Digitale Ondersteuning Werkplekleren (DOW). Doel is de invoering van de applicatie OnStage Matching, waarmee gemakkelijker een goede match tot stand komt tussen studenten en hun stage-, afstudeer- of praktijkopdracht. Belangrijkste streven: de applicatie voor studenten zo intuïtief mogelijk maken, wat overigens geldt voor alle digitale ondersteuning die vanuit DOW wordt ontwikkeld.

Belevingswereld studenten

‘Als studenten intuïtief aan hun informatie komen bij Fontys, dan hebben wij het goed gedaan’, zegt René van Oers. Hij is als functioneel beheerder Onderwijsadministratie van Dienst Studentenvoorzieningen bij het project betrokken. Hij en zijn collega’s ondersteunen de instituten, zodat zij op hun beurt hun studenten zo goed mogelijk kunnen bijstaan. Een applicatie die studenten koppelt aan stages en afstudeerplekken past binnen die service want studenten zoeken en vinden een groot deel van hun informatie online, ook binnen Fontys.

‘Wij kijken naar wat studenten nodig hebben, maar ook naar hoe we kunnen aansluiten op de belevingswereld van studenten. Daarover sparren we met collega’s: wat is de beste aanpak?’

Elkaar nodig

Een van die collega’s is Wineke van Dijk, functioneel- en procesbeheerder bij Dienst Onderwijs en Onderzoek: ‘We hebben elkaar nodig. Je bent nooit specialist op alle gebieden. Juist die samenwerking spreekt mij zo aan in mijn huidige functie waarin ik me richt op onderwijsinnovaties en digitalisering.’

Wineke werkt graag samen in multidisciplinaire teams, zoals deze, aan het implementeren van generieke applicatieketens waarbij heel Fontys werkt met dezelfde applicaties.

Stroomlijnen processen

Hélène Stoof-Hoedemakers, solution designer bij Integration Services van dienst IT, vult aan: ‘De organisatie rond projecten is stapje voor stapje aan het veranderen, Fontys wordt steeds meer één Fontys, met gestroomlijnde processen. Als er een vraag komt vanuit studenten, docenten of onderzoekers, zoeken wij samen met hen en met andere diensten naar een oplossing.’

‘In dit project werken wij aan een optimale match tussen studenten en een stageplek. Dit doen we door het proces rondom werkplekleren en de ondersteuning daarbij te verbeteren. En daar hebben we elkaar voor nodig. Wij zorgen ervoor dat alle informatie real time wordt gekoppeld aan het bronsysteem.’

Agile werken

In het project wordt agile gewerkt. Tijdens sprintreviews neemt het team Integration Services van dienst IT alle partners en stakeholders mee in de ontwikkelingen. Het agile werken bestaat uit: korte cycli, heldere afspraken en steeds blijven checken of alle betrokkenen nog hetzelfde bedoelen en werken aan een eindproduct dat ook echt nodig is.

Juist die structuur zorgt voor een prettige samenwerking. René: ‘Het brengt rust in dynamische processen’. Wineke: ‘Door steeds gebruik te maken van elkaars specialisme en dicht bij de eindgebruiker te blijven, maken we elk project sterker.’

Geen muurtjes meer

René: ‘We willen dat onze systemen zo logisch zijn, dat ze aansluiten op het denken en doen van studenten. Zo werken we aan een IT-landschap binnen Fontys dat gebruiksvriendelijk en intuïtief is.

Wineke: ‘Op deze manier werken we meer toekomstbestendig. Dicht bij de student en medewerker. En in samenwerking met alle diensten. Hoe lager de muurtjes tussen de diensten, hoe beter. Daarom kijken we er ook naar uit om met alle diensten in het gebouw van De Lage Landen te gaan werken.’

Hélène: ‘Met alle diensten samen, zetten we onze eindgebruikers centraal. Hopelijk landen we uiteindelijk in een gebouw midden op de campus. Diensten en instituten samen op een plek, één Fontys.’